〈背景〉
候補者辞退率が30％を超える高い状況があり原因特定と改善が必要であった。
〈プロジェクト目的・目標〉
原因を特定した上で、課題解決へのアクションの明確化、実行を進める。効果測定の指標を候補者辞退率に設定し、現状の30％から10％以下に低減することを目標においた。
〈プロジェクト推移〉
現状把握
まずはじめに何が主要な原因かを明確にするために、選考上の候補者体験を左右する三つの要素それぞれについて現状把握を進めた。まず一つ目が「面接体験」、次に「企業としての訴求力・魅力度」、そして「選考プロセスのスムーズさ・明確さ」の三つである。関係者へのインタビュー、アンケート実施、観察、資料の読み込みなどを通じて、これらの三つのどこに問題があるのかを分析していった。
課題分析
結論としては、当該企業については、「面接体験」「企業としての訴求力・魅力度」については問題がなかったが、「選考プロセスのスムーズさ・明確さ」については大きな問題があることがわかった。具体的には三つの問題点があった。
問題点①：候補者に依頼する各種提出書類・情報が多く、一部重複があったこと
問題点②：候補者への提出依頼の方法やタイミングがマニュアル化されておらず、抜け漏れが発生することも多く、結果として選考がスムーズに進められず選考プロセスの冗長化の原因になっていたこと
問題点③：日程調整の効率化、仕組み化ができておらず、面接調整に何往復かかることも多々発生していたこと
これらの問題が原因となり、例えば、書類選考通過から一次面接調整のプロセスで30％の候補者が辞退するという状況を引き起こしていたり、最終面接通過から内定提示までの間に20％の候補者が辞退するという厳しい状況が起きていた。
解決アクション
問題点①：候補者に依頼する各種提出書類・情報が多く、一部重複があったこと
→本当に必要なものを改めて整理いただき、最小限の情報・書類のみに絞込み実施。候補者の書類点数を半減。
問題点②：候補者への提出依頼の方法やタイミングがマニュアル化されておらず、抜け漏れが発生することも多く、結果として選考がスムーズに進められず選考プロセスの冗長化の原因になっていたこと
→どのタイミングで何を候補者に依頼するのかを明確化し文書化。誰でも同様の対応ができるように仕組みを構築したことで、チーム内での役割変更やメンバー変更があっても品質を落とすことなく採用を進めることが可能になった。例えば応募から内定承諾までの平均所要日数が60日となっていたものを45日まで低減することに成功。
問題点③：日程調整の効率化、仕組み化ができておらず、面接調整に何往復かかることも多々発生していたこと
→まずはKPIを「応募があってから24時間以内に必ず日程候補を提示・もしくは回収することに返信をすること」に設定した。このKPIを達成することを念頭に置き、「部門面接官に日程調整の迅速化の重要性を浸透させ日程候補の早期の提示への意識向上」「面接官からの面接日程スロット確保」「採用チーム内での役割の見直しを実施し、『コーディネーター』ポジションの設置」の三つを進めた。結果として、応募件数100件中95％においてKPIを達成できる状態を実現。
※なお、セキュリティおよびシステム環境の兼ね合いで日程調整ツールを使うことができない状況だったため、それ以外の方法での改善を模索。
〈創出成果〉
プロジェクト前は候補者辞退率が30％を超えていたが、3か月のプロジェクト実施を経て8％に低減させることを達成。
